Jedna z mnoha metod personálního auditu, která se stala v poslední době oblíbenou, a to i u top manažerů, je tzv. snímek pracovního dne. Tato organizační analýza, která se snaží odhalit nedostatky pracovního procesu, vychází z nepřetržitého bezprostředního studia spotřeby času. Snímek pracovního dne se vždy zaměřuje v rámci pozorování na určitého zaměstnance a zaznamenává jeho veškeré vykonávané pracovní činnosti.
Další variantou je vlastní pozorování ve spojení s kontrolou pomocí moderních technologií, díky nimž si můžeme sami zaznamenávat své činnosti a ve výsledku se soustředit na jejich zefektivnění.
Jak nejlépe vypracovat snímek pracovního dne:
- Přípravná fáze
Důležité je si uvědomit co vlastně zaznamenávat a na co se samotný snímek bude zaměřovat. Osobně doporučuji si připravit veškeré podklady např. excelovskou tabulku s těmito nadpisy: Začátek - Konec činnosti, Délka trvání, Druh prováděné činnosti, Poznámky (další popis, místo, komunikace, spolupráce atd.) - Vlastní měření
Pokud budeme zaznamenávat vlastní snímek, jednoduše budeme zapisovat prováděné úkony v aktuálním čase s veškerými informacemi, které se k danému úkolu vztahují.
V případě pozorování práce dalších osob se snažíme co nejméně zasahovat do jejich běžného pracovního procesu a k jednotlivým bodům vytváříme poznámky, které mohou být upřesněny v dalším rozhovoru se zaměstnancem. - Vyhodnocení
Sumarizace jednotlivých kategorizovaných činností. Ve výsledku zjistíme minutové podíly a skutečné bilance vyjadřující jednotlivou spotřebu času.
V pracovním snímku dále budeme rozlišovat opakující se situace od těch unikátních a plánované od neplánovaných. Při vyhodnocování uplatňujte diskrétnost vůči jednotlivým zaměstnancům mezi sebou. I když Vám tato analytická metoda může při dlouhodobějších průzkumech prozradit slabé články týmu, zaměřte se následně na osobní rozhovory a diskuzi a dejte přednost konstruktivnímu řešení před destrukcí.
Jan Princlík
theE.cz